Board Secretary | أمين سر مجلس الإدارة

المسمى الوظيفي
أمين سر مجلس الإدارة
موقع العمل
مسقط
1-البيانات الأساسية للوظيفة
القطاع الاستراتيجي مجلس الإدارة
الرئيس المباشر رئيس المجلس
2-الهدف العام للوظيفة
تقديم الدعم التنسيقي والإداري لمجلس الإدارة واللجان المنبثقة عنه، من خلال تنظيم الاجتماعات، وإعداد وتوزيع جداول الأعمال والمستندات، وحضور الاجتماعات وتوثيق محاضرها وقراراتها، ومتابعة الإجراءات والقرارات مع الجهات المعنية، بما يضمن انتظام أعمال المجلس واللجان وسهولة الرجوع إلى سجلاتهم ووثائقهم.
3-المهام الوظيفية والمسؤوليات
1. إعداد الجدول السنوي لاجتماعات مجلس الإدارة واللجان المنبثقة عنه بالتنسيق مع رؤساء المجلس واللجان.
2. تنسيق مواعيد الاجتماعات مع أعضاء المجلس واللجان والإدارة التنفيذية والأطراف المعنية.
3. إعداد وإرسال الدعوات وجداول الأعمال بعد اعتمادها، وفق المواعيد والإجراءات المحددة.
4. التنسيق مع الإدارات المعنية لتجميع التقارير والعروض والمستندات المطلوب عرضها في الاجتماعات.
5. مراجعة اكتمال أوراق الاجتماعات وترتيبها وفق تسلسل جدول الأعمال قبل توزيعها على الأعضاء.
6. تجهيز قاعات الاجتماعات أو منصات الاجتماعات الإلكترونية والتأكد من جاهزية وسائل العرض والاتصال.
7. متابعة تأكيد حضور أعضاء المجلس واللجان والمدعوين، وإعداد قوائم الحضور والاعتذارات.
8. حضور اجتماعات مجلس الإدارة واللجان المنبثقة عنه وتقديم الدعم الإداري والتنظيمي اللازم.
9. توثيق الموضوعات التي تمت مناقشتها والقرارات والتوصيات والإجراءات الصادرة عن الاجتماعات بدقة وحياد.
10. إعداد مسودات محاضر الاجتماعات وعرضها على رئيس المجلس أو رئيس اللجنة للمراجعة.
11. تعميم مسودات المحاضر على الأعضاء، وتجميع ملاحظاتهم، وإعداد النسخ النهائية للاعتماد والتوقيع.
12. تسجيل حالات التحفظ أو الامتناع عن التصويت أو الإفصاح عن المصالح وفق ما يعلن عنه خلال الاجتماع.
13. إعداد وتحديث ومتابعة سجل القرارات والتوصيات لمجلس الإدارة واللجان.
14. إرسال القرارات والتوصيات المعتمدة إلى الإدارات أو الجهات المسؤولة عن التنفيذ.
15. متابعة حالة تنفيذ القرارات والإجراءات مع الجهات المعنية، وتحديث سجل المتابعة بصورة دورية.
16. إعداد تقارير دورية توضح القرارات المنفذة، وقيد التنفيذ، والمتأخرة، والمعوقات الواردة من الجهات المعنية.
17. تنسيق الاجتماعات الطارئة والقرارات بالتمرير، وتوثيقها وحفظها وفق الإجراءات المعتمدة.
18. حفظ وأرشفة محاضر الاجتماعات والقرارات وجداول الأعمال والمراسلات، والمستندات، ورقيًا، وإلكترونيًا.
19. إعداد ومتابعة المراسلات الإدارية الصادرة والواردة المتعلقة بأعمال مجلس الإدارة واللجان.
20. التحقق من استلام البدلات والعلاوات الخاصة بأعضاء مجلس الإدارة.
21. المحافظة على سرية معلومات ووثائق ومداولات المجلس واللجان، وعدم تداولها إلا مع الأشخاص المخولين.
22. الإبلاغ عن المخاطر والأحداث التي تحدث في الشركة لدائرة المخاطر.
23. القيام بأي أعــمــال أخـــرى يحددهــــا أعضاء المجلس.

المعرفة المطلوبة
● الالمام بالوظائف الفرعية المدارة والمعرفة الراسخة بالوظيفة العامة لمختلف الدوائر التنظيمية.
● الالمام بكافة السياسات والإجراءات المتعلقة بمجال العمل.
● الالمام والمعرفة بالأنظمة العامة والأنظمة المعمول بها.
● الالمام بكافة القوانين والتشريعات والأنظمة والأدلة بمجال العمل.
● الالمام بكافة معايير الجودة للعمليات التشغيلية.
● الإلمام باستخدام الأنظمة الإلكترونية والتقنية التخصصية.
القدرات والمهارات المطلوبة
القدرات:
• تنظيم اجتماعات مجلس الإدارة واللجان.
• إعداد جداول الأعمال وترتيب أوراق الاجتماعات.
• تدوين وصياغة المحاضر والقرارات بدقة ووضوح.
• إعداد سجلات متابعة القرارات والإجراءات.
• استخدام منصات وبوابات اجتماعات مجلس الإدارة.
• إجادة إعداد المراسلات والتقارير الإدارية باللغتين العربية والانجليزية.
• إجادة اللغتين العربية والإنجليزية كتابةً وتحدثًا.
• معرفة عامة بإجراءات مجالس الإدارة واللجان، وفق نظام الحوكمة المتبع.
المهارات:
• المحافظة التامة على سرية المعلومات والمداولات والقرارات.
• إدارة عدة اجتماعات ومواعيد ومستندات بصورة متزامنة.
• الاستمرار في متابعة الجهات المعنية حتى استلام التحديث المطلوب.
• الالتزام بمواعيد إرسال الأوراق وإعداد المحاضر والتقارير.
• التعامل المهني مع أعضاء المجلس والقيادات التنفيذية.
• توثيق المناقشات والقرارات دون تحيز أو تدخل في مضمونها.
• التعامل مع الاجتماعات الطارئة والتغييرات في المواعيد.
• إنجاز المحاضر والوثائق ضمن فترات زمنية محدودة.
• التعامل باحترام وهدوء مع جميع الأطراف.
Job Title
Board Secretary
Work Location
Muscat
1. Basic Job Information
Strategic Sector: Board of Directors
Direct Supervisor: Chairman of the Board
2. Job Purpose
To provide administrative and coordination support to the Board of Directors and its committees by organizing meetings, preparing and distributing agendas and supporting documents, attending meetings and recording minutes and resolutions, following up on actions and decisions with relevant stakeholders, and maintaining accurate records and documentation to ensure the effective functioning of the Board and its committees.
3. Duties and Responsibilities

Prepare the annual schedule of Board of Directors and committee meetings in coordination with the Chairman and committee chairpersons.
Coordinate meeting schedules with Board members, committee members, executive management, and other relevant stakeholders.
Prepare and distribute meeting invitations and agendas after obtaining the required approvals, in accordance with established timelines and procedures.
Coordinate with relevant departments to collect reports, presentations, and documents required for Board and committee meetings.
Review meeting documentation for completeness and arrange materials according to the agenda sequence before distribution to members.
Arrange meeting venues or virtual meeting platforms and ensure the readiness of presentation and communication facilities.
Monitor attendance confirmations from Board members, committee members, and invitees, and prepare attendance and apology records.
Attend Board and committee meetings and provide the necessary administrative and organizational support.
Accurately and impartially document meeting discussions, resolutions, recommendations, and action items.
Prepare draft meeting minutes and submit them to the Chairman or Committee Chairperson for review.
Circulate draft minutes to members, consolidate feedback, and prepare final versions for approval and signature.
Record declarations of conflicts of interest, abstentions, dissenting opinions, or voting reservations raised during meetings.
Prepare, update, and maintain a register of Board and committee resolutions and recommendations.
Communicate approved resolutions and recommendations to the departments or entities responsible for implementation.
Follow up on the implementation status of decisions and action items with relevant parties and periodically update tracking records.
Prepare periodic reports highlighting completed, ongoing, delayed decisions and implementation challenges raised by relevant stakeholders.
Coordinate emergency meetings and resolutions passed by circulation, ensuring proper documentation and recordkeeping in accordance with approved procedures.
Maintain and archive meeting minutes, resolutions, agendas, correspondence, and related documents in both physical and electronic formats.
Prepare and manage incoming and outgoing administrative correspondence related to the Board of Directors and its committees.
Verify the payment and receipt of allowances and benefits relating to Board members.
Maintain the confidentiality of Board and committee information, documents, and deliberations, and disclose them only to authorized individuals.
Report company risks and incidents to the Risk Management Department.
Perform any other duties assigned by the Board members.

Required Knowledge:
Thorough understanding of the managed sub-functions and the overall functions of various organizational departments.
Knowledge of all policies and procedures relevant to the area of responsibility.
Familiarity with applicable organizational systems and operational frameworks.
Knowledge of relevant laws, regulations, governance requirements, and procedural manuals.
Understanding of quality standards applicable to operational processes.
Proficiency in the use of specialized electronic systems and technological tools.
Required Competencies and Skills
Capabilities:

Organizing Board of Directors and committee meetings.
Preparing agendas and arranging meeting documentation.
Drafting and recording minutes and resolutions accurately and clearly.
Maintaining decision and action tracking registers.
Using Board meeting platforms and governance portals.
Preparing administrative correspondence and reports in both Arabic and English.
Proficiency in written and spoken Arabic and English.
General knowledge of Board and committee procedures in line with the applicable governance framework.

Skills:

Maintaining the highest level of confidentiality regarding information, deliberations, and resolutions.
Managing multiple meetings, schedules, and documents simultaneously.
Persistently following up with relevant stakeholders to obtain required updates.
Adhering to deadlines for distributing documents and preparing minutes and reports.
Interacting professionally with Board members and executive leadership.
Recording discussions and resolutions objectively without bias or interference.
Effectively handling urgent meetings and schedule changes.
Delivering minutes and documentation within tight deadlines.
Demonstrating professionalism, respect, and composure when dealing with all stakeholders.